Прирачник за системот за регистрација на нови организации за акции управувани од националните агенции

09-01-2020 13:17

 

1.     Вовед

Од 22 октомври 2019, организации кои учествуваат или имаат желба да учествуваат во акциите Еразмус+ или Европски солидарен корпус управувани од Националната агенција (децентрализирани клучни акции) треба сами да управуваат со информациите за нивните организации преку новиот систем за регистрација на организации.

Овој нов систем, достапен преку платформата Eразмус+ и Европскиот солидарен корпус, им олеснува на повеќето организации да се регистрираат и да учествуваат со помалку инфромации побарани како дел од овој процес.

Ако вашата орагнизација веќе учествувала во каква било акција Еразмус+ или Европски солидарен корпус управувана од Националната агенција, и веќе имате PIC (код за идентификација на учесниците), тогаш не треба повторно да се регистрирате.

Доколку за прв пат сакате да учествувате во акција Еразмус+ или Европски солидарен корпус, управувана од Националната агенција, тогаш директно може да ја регистрирате вашата организација во платформата Eразмус+ и Eвропскиот солидарен корпус.

2.     Разликата помеѓу PIC и OID

Секој систем на регистрација има свој посебен и единствен идентификатор:

PIC (код за идентификација на учесниците)

9-цифрениот PIC (примерок PIC: 987654321) се добива и управува преку Порталот за учесници, сега SEDIA Портал за финансирање и тендери, и идентификува органзиации во проекти управувани од Извршната агенција за образование, аудио визуализација и култура (EACEA), т.е. централизирани проекти.

Ако вашата организација ќе продолжи да учествува во акции управувани од EACEA (т.е. централизирани акции управувани од Извршната агенција, а не од Националната агенција) или ако сте нова организација која сака да учествува во вакви акции, тогаш ќе ви биде потребен PIC и вашите информации ќе треба да се управуваат во порталот за финансирање и тендери.

OID (лична карта за организацијата)

8-цифрениот OID, кој е префикс со E (примерок OID: E12345678), се добива и управува преку платформата Eразмус+ и Европски солидарен корпус, aи идентификува организации во проекти управувани од Националната агенција, т.e. децентрализирани проекти.

Oрганизациите кои веќе учествувале во било какви акции на Eразмус+ и Eвропскиот солидарен корпус, управувани од Националната агенција, т.e. веќе имаат PIC број, автоматски им е доделен OID и не треба повторно да се регистрираат.

Ако аплицирате за акредитација и/или за грант управувани од Националната агенција,  ќе треба само да ги ажурирате информациите за вашата организација на едно место: Системот за регистрација на организации.

Користење на двата системи за регистрацијa

Можеби треба да ги чувате инфромациите за вашата организација и во двата система за регситрација, на пример:

  • ако имате PIC и OID, се препорачува да ги ажурирате информациите за вашата организација и во двата система.
  • ако ги ажурирате инфромациите за вашата организација во порталот за финасирање и понуди SEDIA на или после 22 октомври. Овие ажурирања не се префрлаат автоматски во Системот за регистрација за организации.
    • ако аплицирате за Еразмус Повелбата за високо образование (ECHE) и не аплициравте за грант управуван од вашата Националната агенција на или пред 22 октомври.
    • ако покрај апликацијата за акредитација и/или за грант управувани од Националните агенции, аплицирате исто така и за грант управуван од EACEA.
    • доколку учествувате во акции со кои исклучиво управува Извршната агенција за образование, аудио визуализација и култура (EACEA), а сега сакате да учествувате и во активности управувани директно од националните агенции.

Како што спомнавме погоре, промените направени во порталот за финансирање и тендери SEDIA во инфромациите за организацијата на или после 22 октомври не се префрлени во Системот за регистрација на организации.

Исто така, промените во Системот за регистрација на организации нема да бидат префрлени во порталот за финансирање и тендери SEDIA во кое било време.

Забележете дека постои разлика во именувањето и улогите на организациските контакти / корисници помеѓу двата система, а во одредени случаи корисниците кои имаат пристап до порталот за финасирање и тендери SEDIA нема да имаат пристап до Системот за регистрација на организации. За повеќе информации, видете го членот 5 од овој прирачник.

Како да пристапите до информациите за вашата организација во новиот систем

Можете да ја користите платформата Еразмус+ и Европски солидарен корпус за пребарување организации или управување со информациите на вашата организација. Оваа платформа го заменува претходниот "Портал за учесници во образованието, аудио-визуелниот, културата, граѓанството и волунтирањето" за акции управувани од националните агенции.

Препорачуаваме пребарување за постечкиот PIC во напредното пребарување.

Ако сте овластен корисник што ја претставува вашата организација, можете да пристапите и управувате со информациите за вашата организација со избирање на Мy Organisations. Ве молиме, проверете дали сте се најавиле со постојните акредитиви за најавување во ЕУ, еднаш наложени од системот.

4.     Како да регистрирате нова организација во системот за регистација на организации

Пред да ја регистрирате вашата организација, ве молиме осигурете се дека таа веќе не е регистрирана со пребарување на вашата организација, како што е опишано во членот 3 од овој прирачник.

Ако вашата организација не е регистрирана, посетете ја платформата Еразмус+ и Европски солидарен корпус и кликнете на ‘Регистрирај ја мојата организација’.

На екранот Добредојдовте на системот за регистрација на организација, кликнете на копчето Уреди за да го започнете процесот. Користете го страничното мени за да се движите низ различните делови во формуларот за регистрација.

Достапните совети за алатки, означени со мала икона, даваат дополнителни упатства и помош за пополнување на секое поле.

Откако ќе се внесат сите информации во формуларот за регистрација, копчето „Регистрирај ја мојата организација“ е овозможено. Кликнете на копчето за да ги доставите вашите податоци и да ја финализирате регистрацијата. Ќе ви се прикаже порака за потврда, како и вашата новосоздадена OID.

5.     Управување со контакти и овластени корисници во системот за регистрација на организација (кои можат да пристапат до информации за вашата организација)

По регистрацијата на организацијата во Системот за регистрација на организацијата, треба да се регистрираат лице за контакт на организацијата и првиот овластен корисник. Дополнителни овластени корисници можат да бидат додадени веднаш по регистрирањето на организацијата.

Лицето за контакт на Организацијата има за цел да биде лицето во организацијата кое ќе биде контактирано од некој заинтересиран за организацијата. Деталите за контакт лицето засега не се видливи за неовластените корисници во Системот за регистрација на организација или на платформата Еразмус+ и Европскиот солидарен корпус. Ако лицето за контакт на организацијата не е исто така поставено како овластен корисник во системот, лицето за контакт на организацијата нема права да ги уредува и ажурира информациите за организацијата.

Улогата на овластениот корисник се применува на корисниците додадени од лицето што ја регистрира и / или ажурира информацијата за организацијата во системот за регистрација на организацијата. Овластениот корисник не е задолжително лице за контакт на организацијата. Лицето кое ја регистрира организацијата автоматски се смета за овластен корисник. Тие се обележани во Системот за регистрација на организации со и нивната сметка не може да се отповика.

Овластените корисници можат да ги уредуваат информациите за организацијата во системот и да ја доделат или одземат овластената улога на корисниците на / од други корисници, како и да ги ажурираат информациите за лицето за контакт со организацијата.

Овластените корисници треба да имаат сметка за најавување во EU Login пред да можат да ги додадат до деталите на организацијата по регистрацијата на организацијата.

Ако информациите за вашата организација се автоматски пренесени во Системот за регистрација на организацијата, и вие сте наведени како лице за контакт, претставник на правното лице (LEAR) или сами сте се регистрирале (само-регистратор) на Порталот за учесници или порталот за финансирање и тендери SEDIA за вашата организација, веќе ќе имате право да ги видите и уредувате информациите за вашата организација во новиот Систем за регистрација на организација.

Улогите на корисниците при пренесувањето на деталите за организацијата од

Порталот за учесници се применуваат како што следи:

  • За организации каде што лицето за контакт и само-регистраторот се различни: 1-виот само-регистриран се копира како лице за контакт на Организацијата и овластен корисник.
  • За организации каде што не е назначен претставник на правното лице (LEAR): Само-регистрираниот се копира како Лице за контакт на Организацијата и како овластен корисник.
    • За органиации со претставник на правното лице (LEAR): Претставникот на правното лице (LEAR) се копира како Лице за контакт на Организацијата и како овластен корисник.

Доколку сте додаден како само-регистратор, назначен претставник на правно лице (LEAR) или како администратор на сметки во Порталот за учесници или Порталот за финансирање и тендери SEDIA по трансфер датумот на организацијата, ажурираната информација нема да се пренесе и затоа нема ја гледајте организацијата наведена под Моите организации (My Organisations).

Ако сте додаден како претставник на правното лице на централно потврдена PIC пред 22 октомври 2019 година и ново ажурираните детали сè уште не биле повторно потврдени, вашите детали нема да бидат пренесени во Системот за регистрација на организацијата.

Деталите за именување на претставникот на правното лице (LEAR) може да се ажурираат и во двата случаи.

За да бидете додадени како овластен корисник, побарајте еден од другите овластени корисници да ви додаде детали за организацијата во Системот за регистрација на организацијата.

6.     OID во Алатката за Мобилност+

OID сега се прикажува на сите екрани и списоците со Алатки за мобилност+ што претходно го прикажуваа PIC. На пример: Eкран so детали за проектот, Екран на организации и Eкран со контакти.

Увоз-Извоз на Мобилност

PIC сеуште може да се употреби при увоз на мобилност. Извезената датотека за мобилност ќе го прикаже OID наместо PIC.  Насловите на колоните од датотеката за извезена мобилност сè уште ќе се однесуваат на PIC, на пример: „Организација за испраќање PIC“ или „ организација за прием на PIC“. PIC или OID заедно можат да бидат внесени под овие колони и системот автоматски ќе открие која е обезбедена..

Забележете дека OID мора да се користи за организации кои имаат PIC, но не учествувале во претходен процес на апликација за акредитација или за грант, или учествувале во децентрализиран проект управуван од Национална агенција.

Ова исто така важи и за PICs создадени во Порталот за учесници или SEDIA по 22 октомври 2019 година (видете исто така во OID Чување конзистентни информации за организација помеѓу системите).

PIC нема да биде препознаен во датотеката за увоз, ниту пак може да се користи за додавање на организација. Овие организации треба да се регистрираат во Системот за регистрација на организација со цел да добијат OID.

Колоните што испраќаат лична карта на организацијата и лична карта на организација за прием во датотеката за увоз / извоз се однесуваат на алатката за мобилност+ единствен идентификатор на организација.

Разлика помеѓу ‘OID’ и ‘Organisation ID’ во алатката за мобилност+

Не го мешајте единствениот идентификатор на алатката за мобилност+ со OID (ID на системот за регистрација на организација). Алатката за мобилност+ единствена лична карта е означена како ID на организацијаta, и додека почетната алфа-нумеричка референца генерирана во Алатката за мобилност+ може да се чува или да се смени на кој било друг референтен број, таа мора да биде единствена за проектот.

Ова поле овозможува уникатно совпаѓање помеѓу Алатката за мобилност+ и системите на трети страни. Забележете ги следниве ограничувања при увозот:

  • доколку организацијата треба да се создаде за увоз на мобилност, треба да се користи новa алатка за мобилност+ уникатна лична карта за организација;
  • ако организацијата е веќе креирана во проектот, тогаш алатката за мобилност+ единствена организација за идентификација во датотеката за увоз мора да одговара на онаа наведена во проектот;
  • ако организацијата е веќе креирана во проектот и единствената лична карта за организација на мобилноста+ е различна од онаа во датотеката за увоз, тогаш датотеката ќе врати грешка;
  • ако алатката за мобилност+ единствена лична карта за организација и OID / PIC се заменети за која било организација во постоечка мобилност, тогаш мобилноста се ажурира.

Забележете дека алатката за мобилност+ уникатна лична карта за организација ќе остане иста по воведувањето на новата OID. Натпреварот со системите на трети страни, со хранење податоци со алатката за мобилност, нема да биде засегнат.

Додавање на организации во проектот.

The PIC, исто така, сè уште може да се користи при додавање на организации на проект во алатката за мобилност+. Полето сега е означено како OID наместо PIC. Ако се користи PIC, тој се заменува со OID. Откако ќе се кликне на копчето Check OID, се прикажува OID поврзан со PIC.

Како што споменавме погоре, OID мора да се користи за организации кои имаат PIC, но не учествувале во претходен процес на апликација за акредитација или за грант или учествувале во децентрализиран проект управуван од Национална агенција.

Ова исто така важи и за PICs создадени во Порталот за учесници или SEDIA по 22 октомври 2019 година (видете исто така OID Чување конзистентни инфромации за организацијата помеѓу системите).

PIC нема да биде препознаен во датотеката за увоз, ниту пак може да се користи за додавање на организација. Овие организации треба да се регистрираат во Системот за регистрација на организации со цел да добијат OID.

За да ги ажурирате деталите за вашата организација, ве молиме одете на платформата Erasmus+ and European Solidarity Corps Platform.  Ако имате пристап да ги уредувате деталите за вашата организација, организацијата треба да се прикаже во списокот (Мои организации) My organisations.

  1. Каде да најдете повеќе помош и совети

Ако сакате да дознате дали акцијата е управувана од националната агенција или EACEA, ве молиме консултирајте ја страната Erasmus+ call for proposals page каде ги објавуваме акциите и телата кои ги управуваат.

Доколку ви требаат повеќе информации за тоа каде да одите да управувате со податоците на вашата организација, лицето за контакт со организацијата, овластените корисници и јавните документи, Ве молиме слободно користете ги следниве линкови:

(Како да управувате со вашата сметка за најавување во ЕУ)

(Како да управувате со информациите на вашата организација:

Назад